Artikel-Schlagworte: „qualifizierte elektronische Signatur“

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Seit dem die Pflicht zur digitalen Signierung von Rechnungen, welche per E-Mail versendet werden, durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 weggefallen ist, setzen Unternehmen nun vermehrt auf den Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen. Diese gilt es aber weiterhin gesetzeskonform zu archivieren. selectDMS zeigt Ihnen, wie Sie dies einfach und effizient mit den Lösungen des E-Mail Management Spezialisten REDDOXX und dessen MailDepot lösen können.

Elektronische Rechnungen werden Papierrechnungen gleichgestellt

Reddoxx E-Mail ArchivierungDas Steuervereinfachungsgesetz 2011 entlarvt die Anwendung der Digitalen Signatur zur Sicherstellung der Rechnungsherkunft als fragwürdig und umständlich. Rückwirkend zum 1. Juli 2011 werden Rechnungen, die ohne elektronische Signatur als PDF per E-Mail verschickt worden sind, von Finanzämtern anerkannt.

Abgesehen von den Überlegungen, die jede Unternehmung jetzt anstellen kann, wie die Ausgangsrechnungen das Haus verlassen sollen, sind es die eingehenden Rechnungen, für die schon gilt: Revisionssichere Archivierung. Viele Unternehmen, und es werden mehr, setzen nämlich schon auf die kosten- und zeiteffizientere Maßnahme, ihre Rechnungen an Kunden einfach via E-Mail zu verschicken.

Weit verbreitet ist der Irrglaube, es sei ausreichend, die entsprechenden Dokumente auszudrucken und einfach wie gehabt zu archivieren. Dieses ist deswegen nicht zulässig, da hier eine Veränderung stattfinden könnte. E-Mails mit zugehörigem Anhang müssen so archiviert werden, wie sie ins E-Mail Postfach hereinkommen.

Hier gilt es, den Unterschied zu beachten, zwischen, einfach im Posteingang liegen lassen, und revisionssicher zu archivieren. Über Jahre und über Jahrzehnte gilt es die handelsrechtlichen, steuerlichen und datenschutzkonformen Aufbewahrungsvorschriften zu beachten.

Meist kommen dazu komplexe interne Vereinbarungen, die abgebildet werden sollen, z.B. im Umgang mit privaten E-Mails am Arbeitsplatz. Wiederfinden und in die eigenen Strukturen ablegen möchte man auch nur relevante E-Mails – Spam und Viren natürlich nicht. All dieses gilt es zudem unternehmensweit reibungslos, gesetzeskonform und einfach administrierbar zu ermöglichen.

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Welche Aufbewahrungsfristen gelten in Frankreich? Müssen Unternehmen in England ihre E-Mails archivieren? Mit welchen Sanktionen muss jemand in Spanien rechnen, der seine kaufmännischen Unterlagen nicht gesetzeskonform aufbewahrt? Auf diese und andere Detailfragen gibt die VOI Publikation mit dem Titel „Legal Requirements for Document Management in Europe“ klare Antworten.


Verschaffen Sie sich einen Überblick über Compliance Anforderungen

Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. hat in einer Publikation die rechtlichen Aspekte des Dokumentenmanagements in den wichtigsten europäischen Ländern zusammengefasst. Die detaillierten, klar gegliederten zweisprachigen Beschreibungen erläutern die jeweiligen länderspezifischen Anforderungen an die elektronische Langzeitarchivierung von Dokumenten. Europaweit agierende Unternehmen erhalten so die wesentlichen rechtlichen Vorgaben in kompakter Form. Erarbeitet wurde sie im Competence Center „Steuern und Recht“ des VOI von dessen Leiter Stefan Groß und Jürgen Biffar. Neben Deutschland berücksichtigt die Untersuchung die Länder Frankreich, Großbritannien, Italien, Österreich, Schweiz und Spanien.

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Nachdem das Steuervereinfachungsgesetz 2011 nun endlich alle Hürden genommen hat, können Unternehmen nun auf die qualifizierte elektronische Signatur bei der elektronischen Rechnungsstellung und Rechnungsverwaltung verzichten. Eine gute Nachricht für alle Unternehmen. Unser How-To zeigt Ihnen, worauf es ankommt.

Formulierungen im Gesetz richtig interpretieren

Bundesregierung BerlinEines haben wir alle verstanden: künftig ist es möglich auf ein kompliziertes und teures Signaturverfahren beim Versand und Empfang elektronischer Rechnungen zu verzichten. Dennoch bleiben beim Lesen des neuen Gesetzestextes viele Fragen offen. Was bedeutet “Kontrollverfahren”, oder was versteht man bitte unter “Prüfpfad”? Im nun folgenden How-To versucht unser IT-Compliance Manager Licht ins Dunkel zu bringen, damit Sie schnell und rechtskonform von den Vereinfachungen beim e-Billing durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 profitieren können.

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Viele Gründe sprechen dafür, warum Unternehmen die in E-Mail enthaltenen Unternehmensinformationen langfristig und sicher aufbewahren sollten.

E-Mails sind Geschäftsdokumente

Reddoxx E-Mail Archivierung E-Mails sind im Zeitalter der digitalen Kommunikation eines der wichtigsten Kommunikationsmedien geworden. E-Mail-Daten stellen aufgrund Ihrer Relevanz im Geschäftsverkehr, neben den internen Daten eines Unternehmens, einen der wichtigsten und damit wertvollsten Datenbestände dar. Der Verlust von E-Mails führt nicht selten zu enormen betriebswirtschaftlichen Schäden. Diese wiederum führen häufig zu einem Imageverlust der betroffenen Unternehmen.

Dokumente und E-Mails bieten mit unter den handels- und steuerrechtlich relevanten Nachweis über Geschäftsvorgänge. Auf Grundlage der AO, der GoBS oder zu Audits nach BASEL II sind diese Unterlagen unentbehrlich.

E-Mails, die im Zusammenhang mit finanzbuchhalterischen Vorgängen stehen – dazu gehört nach aktueller Rechtssprechung bereits ein Angebot – sind nach den Richtlinien der Langzeitarchivierung unveränderbar über einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren vorzuhalten.

E-Mail Archivierung – was ist der richtige Ansatz?

Nach unserem Verständnis gibt es 3 grundsätzliche Ansätze für die E-Mail Archivierung:

  1. E-Mail Archivierung aus dem Kontext “E-Mail Management” heraus
  2. E-Mail Archivierung aus dem Kontext “Backup und Archivierung” heraus
  3. E-Mail Archivierung aus dem Prozess “Kundenakte” heraus.

Jeder dieser Ansätze hat seine Daseinsberechtigung und selectDMS bietet mit seinen Partnern lobo-dms (DM Dokumenten Management), gingcom und Reddoxx für alle 3 Ansätze Lösungen an.

In diesem Artikel wollen wir Ihnen unsere Lösung für eine E-Mail Archivierung aus dem Kontext “E-Mail Management” vorstellen.

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Das Gerangel um die Vereinfachungen beim Versand von elektronischen Rechnungen, dem so genannten e-Billing, geht weiter. Für Unternehmen bedeutet dies, dass im Moment unklar ist, ob die Vereinfachungen, sprich der Verzicht auf die qualifizierte elektronische Signatur bereits anwendbar ist, oder nicht. Auf heise.de war am späten Abend des 19.07.2011 zu lesen:

Ein weiteres Feld ist die elektronische Rechnungsstellung: e-Rechnungen müssen qualifiziert signiert werden. Das sollte sich zum 1. Juli 2011 ändern, scheiterte aber am etwas verspäteten Nein des Bundesrates. Entsprechend heißt es in den Ratschlägen von Steuerexperten, dass Unternehmen diese Vereinfachung vertagen müssen – wie lange, ist unklar. Das Bundesfinanzministerium verwies auf den Frage-Antwort-Katalog auf seiner Website.

BundesfinanzministeriumEs bleibt also weiterhin abzuwarten, wie sich Bundesregierung und Länder einigen werden. Man prüfe derzeit, zum Steuervereinfachungsgesetz den Vermittlungsausschuss anzurufen, erklärte ein Sprecher des zuständigen Bundesfinanzministerium auf Anfrage. Allerdings muss auch noch mal gesagt werden, dass das “Nein” des Bundesrates sich nicht gegen die Vereinfachungen beim e-Billing durch den Wegfall der qualifizierten elektronischen Signatur gerichtet haben, sondern die Länder lehnten die geplante Möglichkeit ab, dass Bürger künftig wahlweise nur noch alle zwei Jahre eine Steuererklärung abgeben müssen.  Sie befürchten, dass die “Zwei-Jahres-Option” zu deutlich mehr Arbeit für die Finanzämter führt.

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Kaum ist das Steuervereinfachungsgesetz 2011, wodurch der elektronische Rechnungsversand auch ohne qualifizierte elektronische Signatur möglich wird, beschlossene Sache, da stoppt die Bundesregierung ihr Vorhaben, die Arbeitnehmerdaten flächendeckend zu erheben. Bundesregierung Berlin Um es auf den Punkt zu bringen: der Elektronische Entgeltnachweis ELENA wird eingestellt. Das Bundeswirtschaftsministerium hat dies auf seiner Internetseite in einer Pressemitteilung bekannt gegeben:

“Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie und das Bundesministerium für Arbeit und Soziales haben sich nach eingehender Überprüfung des ELENA-Verfahrens darauf verständigt, das Verfahren schnellstmöglich einzustellen.”

“Grund ist die fehlende Verbreitung der qualifizierten elektronischen Signatur. Umfassende Untersuchungen haben jetzt gezeigt, dass sich dieser Sicherheitsstandard, der für das ELENA-Verfahren datenschutzrechtlich zwingend geboten ist, trotz aller Bemühungen in absehbarer Zeit nicht flächendeckend verbreiten wird. Hiervon hängt aber der Erfolg des ELENA-Verfahrens ab.”

“Die Bundesregierung wird dafür Sorge tragen, dass die bisher gespeicherten Daten unverzüglich gelöscht und die Arbeitgeber von den bestehenden elektronischen Meldepflichten entlastet werden. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie wird in Kürze einen entsprechenden Gesetzentwurf vorlegen.”

Damit ist in der Politik Einsehen dahin gehend eingekehrt, dass die qualifizierte elektronische Signatur gerade im Mittelstand unter fehlender Verbreitung und Akzeptanz leidet und sich zu einem Flop entwickelt.

Für den Mittelstand vereinfachen sich durch das Steuervereinfachungsgesetz und den Wegfall des ELENA Verfahrens verschiedene Prozesse. Die Umsetzung verschiedener Vorhaben im DMS / ECM Umfeld können nun kostengünstiger und schneller realisiert werden.

Gerne unterstützen wir Sie mit usnerem DMS / ECM Know-How – kontaktieren Sie uns!

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Auf heise.de war am 16.07.2011 folgendes zu lesen:

“Als schwerer Schlag gegen die De-Mail entpuppte sich das von der Bunderegierung zum 1. Juli 2011 beschlossene Steuervereinfachungsgesetz. Obwohl dieses Gesetz erst 2012 in Kraft tritt, können Unternehmen seit Monatsanfang

darauf verzichten, elektronische Rechnungen mit einer qualifizierten Signatur zu verschicken, wenn sie ein “alternatives innerbetriebliches Kontrollverfahren” installiert haben. Ursprünglich sollte diese Vereinfachung bei De-Mail greifen und Unternehmen dazu animieren, ihre elektronischen Rechnungen via De-Mail an die Kunden zu schicken.”

Es kann also davon ausgegangen werden, dass das Gesetz für den Bereich e-Billing bereits anwendbar ist und Unternehmen auf eine qualifizierte elektronische Signatur der Ausgangsrechnungen verzichten können und selbstverständlich auch solche Rechnungen empfangen dürfen, ohne dem Risiko ausgesetzt zu sein, die Vorsteuerabzugsberechtigung zu verlieren.

Voraussetzung bleibt ein “alternatives innerbetriebliches Kontrollverfahren”. Wie das aussehen kann, haben wir in einem vorangegangen Artikel beschrieben.

Den kompletten heise.de Artikel, in dem es vorrangig um die Verzögerungen bei der Einführung der De-Mail ging,  finden Sie hier: http://www.heise.de/newsticker/meldung/Bericht-De-Mail-kommt-spaeter-1280513.html

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So ist die Politik nun mal – auch sicher geglaubtes ist eben manchmal doch nicht sicher. In diesem Fall die Vereinfachungen rund um den Versand elektronischer Rechnungen – diese sollten Papierrechnungen gleich gestellt werden und ohne qualifizierte elektronische Signatur versendet werden können.

Doch die Bundesländer haben die von der schwarz-gelben Koalition beschlossenen Steuervereinfachungen vorerst gestoppt. Das entsprechende Gesetz fand im Bundesrat am Freitag letzter Woche wieder erwarten keine Mehrheit.

Das vom Bundesrat aufgehaltene Steuervereinfachungsgesetz umfasst Erleichterungen bei der elektronischen Rechnungsstellung (§ 14  UStG-E), die rückwirkend zum 1. Juli 2011 in Kraft treten sollten.

Nun fehlt vorerst das grüne Licht für die geplanten Erleichterungen bei elektronischen Rechnungen. Dabei ging es den Ländern gar nicht um den Bereich e-billing. Sondern die Länder lehnten die geplante Möglichkeit ab, dass Bürger künftig wahlweise nur noch alle zwei Jahre eine Steuererklärung abgeben müssen. Sie befürchten, dass die “Zwei-Jahres-Option” zu deutlich mehr Arbeit für die Finanzämter führt.

Der Bund hatte in einer Protokollerklärung dem Vernehmen nach zugesagt, die Bedenken der Länder aufzugreifen und die Option zunächst zu prüfen. Daher hieß es, die Länder würden mitziehen.

Es kann zwar weiterhin davon ausgegangen werden, dass das Steuervereinfachungsgesetz kommen wird. Ob Unternehmen die darin rückwirkend geltenden Neuerungen jedoch tatsächlich schon ab 01.07.2011 bedenkenlos umsetzen können, ist zumindest fraglich, wenn das zugrundeliegende Gesetz erst im Herbst verkündet wird.

selectDMS wird Sie wie immer über unseren stets aktuellen Newsletter oder auf Twitter auf dem Laufenden halten.

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Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011, welches heute am 01.07.2011 in Kraft tritt, werden elektronische Rechnungen vom Gesetzgeber den Rechnungen auf Papier gleichgestellt. Von dieser Neuerung profitieren vor allem Unternehmen, die ein Dokumentenmanagement-System einsetzen.

Der Grundsatz des ehrbaren Kaufmann gewinnt wieder an Bedeutung

Unternehmen in Deutschland erhalten die Kontrolle über die Rechnungsprüfung wieder zurück. Denn die elektronische Rechnungsstellung wird unbürokratischer, kostspielige Rechnungs-Signaturen sind ab 01.07.2011 nicht mehr zwingend anzuwenden. Komplexe Projekte zur Einführung der qualifizierten Signatur im Rahmen des e-Billings gehören damit ab heute ebenfalls der Vergangenheit an. Unternehmen sind nicht mehr auf die vorgegebenen Formalismen der Signaturgeber angewiesen und erlangen wieder die volle Kontrolle über die eigene Rechnungsprüfung. Es genügt dem Gesetzgeber wieder, wenn sich Unternehmen wie ein „ehrbarer Kaufmann“ gebaren.

 

08.07.2011: Update zum e-billing ohne qualifizierte elektronische Signatur:
Die Bundesländer haben die von der schwarz-gelben Koalition beschlossenen Steuervereinfachungen vorerst gestoppt. Das entsprechende Gesetz fand im Bundesrat am Freitag keine Mehrheit. Damit fehlt vorerst das grüne Licht für die geplanten Erleichterungen bei elektronischen Rechnungen. Lesen Sie hier mehr dazu.

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