Compliance & IT-Recht

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Die Cloud-Lösung Office 365 von Microsoft erfreut sich bei Unternehmen zunehmender Beliebtheit. Wer auf die Microsoft-Cloud-Lösung setzt, aber auf eine rechtssichere E-Mail-Archivierung nicht verzichten will, kommt um REDDOXX nicht herum. Denn REDDOXX MailDepot unterstützt selbstverständlich auch Office 365 und eignet sich dadurch optimal zur sicheren Aufbewahrung von E-Mails. Dies gilt – wie bei REDDOXX üblich – sowohl für die laufende Archivierung ein- und ausgehender Mails, als auch für die nachträgliche beziehungsweise rückwirkende Archivierung bereits bestehender E-Mails.

E-Mail Archivierung für Office 365 und Exchange Online

Unternehmen, die auf den Einsatz von Office 365 und Exchange Online setzen, aber auf eine rechtssichere E-Mail-Archivierung nicht verzichten wollen, kann geholfen werden. Denn REDDOXX MailDepot unterstützt selbstverständlich auch Office 365 und eignet sich dadurch optimal zur sicheren Aufbewahrung von E-Mails. Dies gilt  wie bei REDDOXX üblich – sowohl für die laufende Archivierung ein- und ausgehender Mails, als auch für die nachträgliche beziehungsweise rückwirkende Archivierung bereits bestehender E-Mails.

Mit anderen Worten: Auch wenn der Exchange-Server statt im Server-Raum lediglich virtuell in der Cloud steht, können Sie die Vorteile von REDDOXX MailDepot nutzen.

Fragen Sie jetzt bei unseren E-Mail Archivierungs Spezialisten an und erfahren Sie mehr zum Thema E-Mail Archivierung für Office 365 und Exchange Online.

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Das Thema Datenschutz und Datensicherheit ist – nach etlichen großen Datenschutzpannen in den letzen Jahren – fast täglich in den Medien präsent. Der kritisch denkende Bürger ist zunehmend sensibilisiert beim Umgang seiner Daten im Rahmen seinen oft vielfältigen geschäftlichen Beziehungen. Aber auch Unternehmen spüren, dass Datenschutz zunehmend ein Marketing-Thema ist. Doch wer kümmert sich bei Betrieben um dieses Thema? Die Geschäftsleitung, EDV-Verantwortliche, die Personalabteilung?

Datenschutz in Unternehmen

Das Bundesdatenschutzgesetz hat hier eindeutige Regelungen gefunden: wer zum Beispiel als Arbeitgeber mehr als 9 Personen „ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten“ beschäftigt, muss einen sog. betrieblichen Datenschutzbeauftragten bestellen(§ 4f Abs. 1) Dieser muss zudem über die erforderliche „Fachkunde“ verfügen. Fehlt die Bestellung oder die Fachkunde, ist evtl. ein Bußgeld fällig über max. 50.000 € (§ 42 Abs. 1 :Nr 2 BDSG). Ist nach den gesetzlichen Vorschriften kein Datenschutzbeauftragter zu bestellen, entfällt für den Betrieb – entgegen eines weit verbreiteten Irrglaubens – nicht die Geltung des BDSG. In dem Fall muss sich der Betriebsinhaber zwangsläufig um die oft sehr komplizierten Datenschutzvorschriften selber kümmern, also die erwähnte Fachkunde erwerben. Diesen Beitrag weiterlesen »

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Wir freuen uns sehr, Ihnen heute das neue Release REDDOXX 2029 vorstellen zu dürfen. REDDOXX einer der führenden deutschen Hersteller von E-Mail Management Lösungen stärkt damit seine Position im Markt für E-Mail Archivierung. 

Reddoxx E-Mail Protector - compliance konforme E-Mail ArchivierungIn den vergangenen Monaten hat die Entwicklungsabteilung von Reddoxx besondes intensiv daran gearbeitet, dass sich die E-Mail Management Lösung noch besser und flexibler in den unterschiedlichsten IT-Infrastrukturen einsetzen lässt. Dies betrifft zum einen die Unterstützung weiterer Virtualisierungsplattformen, aber auch die Unterstützung weiterer Groupware-Lösung im Bereich der E-Mail Archivierung.

Im Folgenden möchten wir Ihnen nun einen Überblick zu den wichtigsten Features und Erweiterungen der neuen Reddoxx Version geben: Diesen Beitrag weiterlesen »

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Mobile DMS Lösungen sind bereits weit verbreitet. Die Mitarbeiter haben immer und überall Zugriff auf Akten und Dokumente. Workflows laufen unterbrechungsfrei weiter, auch wenn darin eingebundene Mitarbeiter nicht im Hause sind, sondern auf Geschäftsreise. Aber wie sieht es mit den Daten aus, welche entweder auf den mobilen Endgeräten gespeichert sind, oder auf welche der Mitarbeiter per Remote Access zugreifen kann?

lobodms DMS ECM als iphone ipad App im AppstoreFirewall, Virenschutz und regelmäßige Patches reichen längst nicht mehr aus, um ein Unternehmensnetzwerk gegen Angriffe von extern und intern abzusichern. Unternehmensweite Sicherheit muss heute mehr Faktoren berücksichtigen als noch vor einigen Jahren. So müssen etwa Endgeräte beispielsweise durch Verschlüsselungen geschützt und auch die Mitarbeiter regelmäßig für aktuelle Sicherheitsthemen sensibilisiert werden.

Nicht nur große Netzwerke sind von zielgerichteten Attacken betroffen, sondern es werden zunehmend mittelständische Unternehmen ausgespäht. Und häufig bleiben Datendiebstähle sogar völlig unbemerkt, denn die Daten bleiben in aller Regel in den Datenbanken erhalten. Umso wichtiger ist es, das Netz selbst und alle Endgeräte gut abzusichern.

Werden die folgenden Punkte berücksichtigt, sind Daten auch bei mobiler Datennutzung geschützt: Diesen Beitrag weiterlesen »

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Datensicherung und Datenschutz wird bei der Nutzung mobiler Endgeräte immer noch häufig vernachlässigt. Allzu oft fehlt in Unternehmen eine Richtlinie zum Umgang mit Smartphone, iPad und Laptop. Zu diesem Ergebnis kommt eine Mozy-Studie in den U.S.A..

BYOD (bring your own device) wird gerne genutzt, aber selten geregelt

lobo-dms unterstützt iPad iPhone Android Blackberry Windows Phone

mobile DMS - nur eine von vielen Business Applikationen auf mobilen Endgeräten

87 Prozent der Unternehmen mit weniger als 1000 Mitarbeitern in den USA geben an, keine formelle Richtlinie bei der Verwendung persönlicher Geräte für berufliche Zwecke (BYOD) und den damit verbundenen Schutz sensibler Kundendaten zu haben. Das hat eine Studie ergeben, die der Anbieter für Online Backup, Mozy, gemeinsam mit dem Marktforschungsunternehmen Compass Partners in den USA durchgeführt hat.

Gut zwei Drittel der Unternehmen verfügt der Studie zufolge bereits über eine formale Vorgehensweise für ein Backup der Unternehmensdaten. Ein Drittel der Unternehmen hingegen überlässt es vollständig ihren Mitarbeitern, wie sie ein Backup der Unternehmens- und Kundendaten mit ihrem mobilen Endgerät durchführen. Sie verfügen über keinerlei Backup- und Disaster-Recovery-Maßnahmen, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. Diesen Beitrag weiterlesen »

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Der Acronis Global Disaster Recovery Index 2012 deckt die Stärken und Schwachstellen der Datensicherungsstrategien vor allem in internationalen Unternehmen auf. Das Fazit verzeichnet einen positiven Trend und erstaunt beim Länderranking.

Deutschland und die Niederlande Spitzenreiter

Backup Lösungen und Strategien im Mittelstand

Backup Lösungen und Strategien im Mittelstand

Deutsche und Niederländische Unternehmen sind sehr zuversichtlich, dass sie ein funktionierendes Backup Konzept nutzen. Auch wenn die Gewinner der 2010 ebenfalls durchgeführten Index-Untersuchung erneut an erster und zweiter Stelle stehen, liegt die Zunahme ihrer Bewertung für ihr Vertrauen in ihre Backup-und Disaster-Recovery-Maßnahmen unter dem
Durchschnittswert des Marktes. Das Vertrauen der deutschen Unternehmen in ihre Backup- und Disaster-Recovery-Unternehmen stieg 2011 um 21 %. 70 % der IT-Verantwortlichen sind zuversichtlich, dass ihre Strategien nach einem schwerwiegenden Ausfall funktionieren.

Geschäftsleitung unterstützt Disaster Recovery Strategien nicht

47% der in der Studie befragten IT-Verantwortlichen gibt an, dass die Geschäftsführung ihre Disaster-Recovery-Strategien nicht unterstützt, obwohl 2011 von so vielen Katastrophen geprägt war. Auch die Budgets blieben über Jahre gleich, die Ausgaben für Backupund Recovery unverändert. Ungefähr zwei Drittel (67 %) der Unternehmen geben an, dass sie 10 % oder weniger des IT Budgets für Backup- und Recovery-Maßnahmen ausgeben. 22 % investieren sogar überhaupt nichts. Die größten Herausforderungen sind im Vergleich zu letztem Jahr gleich geblieben. Bei zwei von fünf Unternehmen scheitert die Realisierung erfolgreicher Disaster-Recovery-Maßnahmen hauptsächlich an fehlenden finanziellen Mitteln und IT Ressourcen. Diesen Beitrag weiterlesen »

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Seit dem die Pflicht zur digitalen Signierung von Rechnungen, welche per E-Mail versendet werden, durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 weggefallen ist, setzen Unternehmen nun vermehrt auf den Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen. Diese gilt es aber weiterhin gesetzeskonform zu archivieren. selectDMS zeigt Ihnen, wie Sie dies einfach und effizient mit den Lösungen des E-Mail Management Spezialisten REDDOXX und dessen MailDepot lösen können.

Elektronische Rechnungen werden Papierrechnungen gleichgestellt

Reddoxx E-Mail ArchivierungDas Steuervereinfachungsgesetz 2011 entlarvt die Anwendung der Digitalen Signatur zur Sicherstellung der Rechnungsherkunft als fragwürdig und umständlich. Rückwirkend zum 1. Juli 2011 werden Rechnungen, die ohne elektronische Signatur als PDF per E-Mail verschickt worden sind, von Finanzämtern anerkannt.

Abgesehen von den Überlegungen, die jede Unternehmung jetzt anstellen kann, wie die Ausgangsrechnungen das Haus verlassen sollen, sind es die eingehenden Rechnungen, für die schon gilt: Revisionssichere Archivierung. Viele Unternehmen, und es werden mehr, setzen nämlich schon auf die kosten- und zeiteffizientere Maßnahme, ihre Rechnungen an Kunden einfach via E-Mail zu verschicken.

Weit verbreitet ist der Irrglaube, es sei ausreichend, die entsprechenden Dokumente auszudrucken und einfach wie gehabt zu archivieren. Dieses ist deswegen nicht zulässig, da hier eine Veränderung stattfinden könnte. E-Mails mit zugehörigem Anhang müssen so archiviert werden, wie sie ins E-Mail Postfach hereinkommen.

Hier gilt es, den Unterschied zu beachten, zwischen, einfach im Posteingang liegen lassen, und revisionssicher zu archivieren. Über Jahre und über Jahrzehnte gilt es die handelsrechtlichen, steuerlichen und datenschutzkonformen Aufbewahrungsvorschriften zu beachten.

Meist kommen dazu komplexe interne Vereinbarungen, die abgebildet werden sollen, z.B. im Umgang mit privaten E-Mails am Arbeitsplatz. Wiederfinden und in die eigenen Strukturen ablegen möchte man auch nur relevante E-Mails – Spam und Viren natürlich nicht. All dieses gilt es zudem unternehmensweit reibungslos, gesetzeskonform und einfach administrierbar zu ermöglichen.

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Welche Aufbewahrungsfristen gelten in Frankreich? Müssen Unternehmen in England ihre E-Mails archivieren? Mit welchen Sanktionen muss jemand in Spanien rechnen, der seine kaufmännischen Unterlagen nicht gesetzeskonform aufbewahrt? Auf diese und andere Detailfragen gibt die VOI Publikation mit dem Titel „Legal Requirements for Document Management in Europe“ klare Antworten.


Verschaffen Sie sich einen Überblick über Compliance Anforderungen

Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. hat in einer Publikation die rechtlichen Aspekte des Dokumentenmanagements in den wichtigsten europäischen Ländern zusammengefasst. Die detaillierten, klar gegliederten zweisprachigen Beschreibungen erläutern die jeweiligen länderspezifischen Anforderungen an die elektronische Langzeitarchivierung von Dokumenten. Europaweit agierende Unternehmen erhalten so die wesentlichen rechtlichen Vorgaben in kompakter Form. Erarbeitet wurde sie im Competence Center „Steuern und Recht“ des VOI von dessen Leiter Stefan Groß und Jürgen Biffar. Neben Deutschland berücksichtigt die Untersuchung die Länder Frankreich, Großbritannien, Italien, Österreich, Schweiz und Spanien.

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Nachdem das Steuervereinfachungsgesetz 2011 nun endlich alle Hürden genommen hat, können Unternehmen nun auf die qualifizierte elektronische Signatur bei der elektronischen Rechnungsstellung und Rechnungsverwaltung verzichten. Eine gute Nachricht für alle Unternehmen. Unser How-To zeigt Ihnen, worauf es ankommt.

Formulierungen im Gesetz richtig interpretieren

Bundesregierung BerlinEines haben wir alle verstanden: künftig ist es möglich auf ein kompliziertes und teures Signaturverfahren beim Versand und Empfang elektronischer Rechnungen zu verzichten. Dennoch bleiben beim Lesen des neuen Gesetzestextes viele Fragen offen. Was bedeutet “Kontrollverfahren”, oder was versteht man bitte unter “Prüfpfad”? Im nun folgenden How-To versucht unser IT-Compliance Manager Licht ins Dunkel zu bringen, damit Sie schnell und rechtskonform von den Vereinfachungen beim e-Billing durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 profitieren können.

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Die Behandlung und Ablage von E-Mails erfährt in letzter Zeit und in aktuellen Fällen zusehends an Aufmerksamkeit. Sowohl durch Veröffentlichungen in den Tagesmedien als auch durch die Bearbeitung dieser Fragen in Unternehmen werden Meinungen und Behauptungen gefunden, die teilweise richtig oder veraltet und damit ggf. falsch sind.

Handlungsbedarf besteht bei E-Mail Archivierung

FAQ Fragen und Antworten E-Mail ArchivierungDabei fällt auf, dass es eine Menge an grundsätzlichen und wiederkehrenden Fragen gibt, die regelmäßig zu lösen sind und ggf. das Thema Mail-Management und Mail-Ablage verzögern. Denn dass Handlungsbedarf besteht sind sich viele Beteiligte einig. Das Competence Center Steuern und Recht vom VOI hat sich deswegen diesen Basisfragen angenommen und einen Frage-Antwort-Katalog (FAQ) mit rechtlichem und kaufmännischem Themenschwerpunkt erstellt.

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