Archiv für Juli 2011

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Viele Gründe sprechen dafür, warum Unternehmen die in E-Mail enthaltenen Unternehmensinformationen langfristig und sicher aufbewahren sollten.

E-Mails sind Geschäftsdokumente

Reddoxx E-Mail Archivierung E-Mails sind im Zeitalter der digitalen Kommunikation eines der wichtigsten Kommunikationsmedien geworden. E-Mail-Daten stellen aufgrund Ihrer Relevanz im Geschäftsverkehr, neben den internen Daten eines Unternehmens, einen der wichtigsten und damit wertvollsten Datenbestände dar. Der Verlust von E-Mails führt nicht selten zu enormen betriebswirtschaftlichen Schäden. Diese wiederum führen häufig zu einem Imageverlust der betroffenen Unternehmen.

Dokumente und E-Mails bieten mit unter den handels- und steuerrechtlich relevanten Nachweis über Geschäftsvorgänge. Auf Grundlage der AO, der GoBS oder zu Audits nach BASEL II sind diese Unterlagen unentbehrlich.

E-Mails, die im Zusammenhang mit finanzbuchhalterischen Vorgängen stehen – dazu gehört nach aktueller Rechtssprechung bereits ein Angebot – sind nach den Richtlinien der Langzeitarchivierung unveränderbar über einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren vorzuhalten.

E-Mail Archivierung – was ist der richtige Ansatz?

Nach unserem Verständnis gibt es 3 grundsätzliche Ansätze für die E-Mail Archivierung:

  1. E-Mail Archivierung aus dem Kontext “E-Mail Management” heraus
  2. E-Mail Archivierung aus dem Kontext “Backup und Archivierung” heraus
  3. E-Mail Archivierung aus dem Prozess “Kundenakte” heraus.

Jeder dieser Ansätze hat seine Daseinsberechtigung und selectDMS bietet mit seinen Partnern lobo-dms (DM Dokumenten Management), gingcom und Reddoxx für alle 3 Ansätze Lösungen an.

In diesem Artikel wollen wir Ihnen unsere Lösung für eine E-Mail Archivierung aus dem Kontext “E-Mail Management” vorstellen.

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Der Microsoft Exchange Server ist gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen sehr weit verbreitet und dort inzwischen zur zentralen Plattform für die elektronische Bürokommunikation geworden. Um ihr E-Mail-System vor einem potenziellen Datenverlust zu schützen, müssen Unternehmen einen Schwerpunkt auf ein umfassendes Backup aller relevanten Mailbox-Datenspeicher und  Transaktionsprotokolle legen. Aber was ist nun die beste Lösung für ein Exchange Backup – kann man dies überhaupt so allgemein sagen und was ist mit der Archivierung von E-Mails?

Komplettlösung für Backup und Archivierung ja – aber bitte modular

Wir von selectDMS, dem Geschäftsbereich der Neininger Solutions für Backup und Archivierung, stellen unseren Kunden stets die Komplettlösung gingcom als möglichen Lösungsansatz für Exchange Backup und gesetzeskonforme E-Mail Archivierung vor.

gingcom ist die erste kombinierte Komplettlösung für gesetzes- und regelkonforme Langzeitarchivierung, Storage und Backup aller Daten in einem Netzwerk. Mit ihrer speziell entwickelten Architektur und dem hohen Grad an Automation ermöglichen die gingcom Appliances in komplexen Strukturen zuverlässige Datensicherung, hohe Verfügbarkeit und ein einfaches Management bzw. Handling. Alle Funktionen und Anforderungen an das Datenmanagement sind optimal in einer Lösung vereint und arbeiten nahtlos zusammen. Egal ob Backup, Archivierung, Deduplizierung, Desaster Recovery, Notebook Protection oder Storage Resource Management.

gingcom gibt Ihnen beim Exchange Backup die Flexibilität, Ihre Microsoft Exchange-Datenbank ebenso wie einzelne E-Mails zu sichern bzw. gesetzeskonform zu archivieren, um sie dann bei Bedarf wiederherzustellen.
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Stadtverwaltungen, Gemeindeverwaltungen und Kommunen betreuen heute sehr komplexe IT Infrastrukturen mit äußerst knappen personellen Ressourcen. Die Vielzahl an Verfahren und Anwendungen selbst kleiner Kommunen ist beachtlich. Aus diesen Faktoren, und den nach wie vor engen Budgets der öffentlichen Haushalte, gingcom Backup Lösung und Softwareergeben sich sehr spezifische Anforderungen an die IT-Infrastruktur im Allgemeinen, sowie das Datenmanagement und die Datensicherung im Besonderen.

Verwaltungen:

  • haben höchste Ansprüche an die Datensicherheit und Datenverfügbarkeit
  • müssen auf ein zertifiziertes Compliance Management achten
  • legen besonderen Wert auf ordnungsgemäße Archivierung.

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Die gingcom Appliance ist die erste kombinierte Komplettlösung für gesetzes- und regelkonforme Langzeitarchivierung, Storage und Backup aller Daten in einem Unternehmensnetzwerk.

Mit ihrer speziell entwickelten Architektur und dem hohen Grad an Automation ermöglichen die gingcom Appliances in komplexen Strukturen zuverlässige Datensicherung, hohe Verfügbarkeit und ein einfaches Management bzw. Handling. Alle Funktionen und Anforderungen an Ihr Datenmanagement sind optimal in einer Lösung vereint und arbeiten nahtlos zusammen. Egal ob Backup, Archivierung, Deduplizierung, Disaster Recovery, Notebook Protection oder Storage Resource Management.

Die speziell für den Mittelstand konzipierte Backup Lösung berücksichtigt alle Anforderungen kleinerer und mittlerer Unternehmen an eine sichere und skalierbare Backup Lösung. Diese Ausrichtung auf den Mittelstand spiegelt sich vor allem auch durch folgende Faktoren wieder:

  • konsequente Ausrichtung aus Microsoft basierende IT Infrastrukturen, inkl. MS Exchange Server und MS SQL Server
  • Unterstützung der im Mittelstand weit verbreiteten Virtualisierungsplattform VMware in Form einer virtuellen Appliance Lösung
  • einfaches System-Management und hoher Automatisierungsgrad, z.B. durch voll automatisierte Recovery Tests
  • Bereitstellung von Enterprise Funktionen, wie De-Duplizierung zu einem hervorragenden Preis-/Leistungsverhältnis.

Der folgende Film gibt Ihnen einen Einblick in die Lösung inkl. einer Live-Demo:

 

Gerne unterstützen Sie unsere Backup-Spezialisten bei der Planung und dem Sizing Ihrer neuen Backup Lösung. Kontaktieren Sie uns oder fordern Sie einfach Ihr kostenloses selectDMS Informationspaket an.

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Das Gerangel um die Vereinfachungen beim Versand von elektronischen Rechnungen, dem so genannten e-Billing, geht weiter. Für Unternehmen bedeutet dies, dass im Moment unklar ist, ob die Vereinfachungen, sprich der Verzicht auf die qualifizierte elektronische Signatur bereits anwendbar ist, oder nicht. Auf heise.de war am späten Abend des 19.07.2011 zu lesen:

Ein weiteres Feld ist die elektronische Rechnungsstellung: e-Rechnungen müssen qualifiziert signiert werden. Das sollte sich zum 1. Juli 2011 ändern, scheiterte aber am etwas verspäteten Nein des Bundesrates. Entsprechend heißt es in den Ratschlägen von Steuerexperten, dass Unternehmen diese Vereinfachung vertagen müssen – wie lange, ist unklar. Das Bundesfinanzministerium verwies auf den Frage-Antwort-Katalog auf seiner Website.

BundesfinanzministeriumEs bleibt also weiterhin abzuwarten, wie sich Bundesregierung und Länder einigen werden. Man prüfe derzeit, zum Steuervereinfachungsgesetz den Vermittlungsausschuss anzurufen, erklärte ein Sprecher des zuständigen Bundesfinanzministerium auf Anfrage. Allerdings muss auch noch mal gesagt werden, dass das “Nein” des Bundesrates sich nicht gegen die Vereinfachungen beim e-Billing durch den Wegfall der qualifizierten elektronischen Signatur gerichtet haben, sondern die Länder lehnten die geplante Möglichkeit ab, dass Bürger künftig wahlweise nur noch alle zwei Jahre eine Steuererklärung abgeben müssen.  Sie befürchten, dass die “Zwei-Jahres-Option” zu deutlich mehr Arbeit für die Finanzämter führt.

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Kaum ist das Steuervereinfachungsgesetz 2011, wodurch der elektronische Rechnungsversand auch ohne qualifizierte elektronische Signatur möglich wird, beschlossene Sache, da stoppt die Bundesregierung ihr Vorhaben, die Arbeitnehmerdaten flächendeckend zu erheben. Bundesregierung Berlin Um es auf den Punkt zu bringen: der Elektronische Entgeltnachweis ELENA wird eingestellt. Das Bundeswirtschaftsministerium hat dies auf seiner Internetseite in einer Pressemitteilung bekannt gegeben:

“Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie und das Bundesministerium für Arbeit und Soziales haben sich nach eingehender Überprüfung des ELENA-Verfahrens darauf verständigt, das Verfahren schnellstmöglich einzustellen.”

“Grund ist die fehlende Verbreitung der qualifizierten elektronischen Signatur. Umfassende Untersuchungen haben jetzt gezeigt, dass sich dieser Sicherheitsstandard, der für das ELENA-Verfahren datenschutzrechtlich zwingend geboten ist, trotz aller Bemühungen in absehbarer Zeit nicht flächendeckend verbreiten wird. Hiervon hängt aber der Erfolg des ELENA-Verfahrens ab.”

“Die Bundesregierung wird dafür Sorge tragen, dass die bisher gespeicherten Daten unverzüglich gelöscht und die Arbeitgeber von den bestehenden elektronischen Meldepflichten entlastet werden. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie wird in Kürze einen entsprechenden Gesetzentwurf vorlegen.”

Damit ist in der Politik Einsehen dahin gehend eingekehrt, dass die qualifizierte elektronische Signatur gerade im Mittelstand unter fehlender Verbreitung und Akzeptanz leidet und sich zu einem Flop entwickelt.

Für den Mittelstand vereinfachen sich durch das Steuervereinfachungsgesetz und den Wegfall des ELENA Verfahrens verschiedene Prozesse. Die Umsetzung verschiedener Vorhaben im DMS / ECM Umfeld können nun kostengünstiger und schneller realisiert werden.

Gerne unterstützen wir Sie mit usnerem DMS / ECM Know-How – kontaktieren Sie uns!

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Auf heise.de war am 16.07.2011 folgendes zu lesen:

“Als schwerer Schlag gegen die De-Mail entpuppte sich das von der Bunderegierung zum 1. Juli 2011 beschlossene Steuervereinfachungsgesetz. Obwohl dieses Gesetz erst 2012 in Kraft tritt, können Unternehmen seit Monatsanfang

darauf verzichten, elektronische Rechnungen mit einer qualifizierten Signatur zu verschicken, wenn sie ein “alternatives innerbetriebliches Kontrollverfahren” installiert haben. Ursprünglich sollte diese Vereinfachung bei De-Mail greifen und Unternehmen dazu animieren, ihre elektronischen Rechnungen via De-Mail an die Kunden zu schicken.”

Es kann also davon ausgegangen werden, dass das Gesetz für den Bereich e-Billing bereits anwendbar ist und Unternehmen auf eine qualifizierte elektronische Signatur der Ausgangsrechnungen verzichten können und selbstverständlich auch solche Rechnungen empfangen dürfen, ohne dem Risiko ausgesetzt zu sein, die Vorsteuerabzugsberechtigung zu verlieren.

Voraussetzung bleibt ein “alternatives innerbetriebliches Kontrollverfahren”. Wie das aussehen kann, haben wir in einem vorangegangen Artikel beschrieben.

Den kompletten heise.de Artikel, in dem es vorrangig um die Verzögerungen bei der Einführung der De-Mail ging,  finden Sie hier: http://www.heise.de/newsticker/meldung/Bericht-De-Mail-kommt-spaeter-1280513.html

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Die reine Informationsmenge, welche Mitarbeiter im Arbeitsalltag zu bewältigen haben, ist in den letzten Jahren exponentiell gestiegen. Die Beherrschung der Informationsflut stellt eine der größten unternehmerischen Herausforderungen unserer Zeit dar.  Der Umgang mit Information bedarf folglich einer Reorganisation. Mittelständische Unternehmen müssen Antworten auf eine ganze Reihe von Fragen finden: Dokumente effizient verwalten sieht anders aus!

  • Wie findet man die Informationen, die für das Tagesgeschäft benötigt werden?
  • Wie macht man die Informationen, die für die tägliche Bearbeitung von
  • Geschäftsprozessen erforderlich sind, am besten zugänglich?
  • Wie findet man heraus, welche dieser Informationen aufbewahrt werden müssen?
  • Wie und womit werden diese Informationen aufbewahrt?
  • Wie trennt man die unternehmenskritischen Informationen von den weniger kritischen?
  • Wie schützt man die wichtigen Informationen vor Verlusten und Vernichtung?

Moderne Enterprise Content Management Lösungen helfen Ihnen, Antworten auf diese Fragen zu erhalten und die dahinterstehenden Aufgabenstellungen zu bewältigen. Mit ECM kann die unternehmensübergreifende Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung von geschäfts- und unternehmensrelevanten Dokumenten und Daten gemanaged werden. Bestehende, dokumentenbasierte Prozesse werden optimiert. Neue, innovative Wege der Aufgabenbewältigung werden ermöglicht.

Aber wie finden Sie nun die richtige Lösung, welche zu Ihren Anforderungen passt? Ist es die Größe des Anbieters, nach der Sie entscheiden sollten? Oder sind es die Marketingaussagen, nach denen Sie gehen sollten? Sicher nicht, oder? Diesen Beitrag weiterlesen »

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So ist die Politik nun mal – auch sicher geglaubtes ist eben manchmal doch nicht sicher. In diesem Fall die Vereinfachungen rund um den Versand elektronischer Rechnungen – diese sollten Papierrechnungen gleich gestellt werden und ohne qualifizierte elektronische Signatur versendet werden können.

Doch die Bundesländer haben die von der schwarz-gelben Koalition beschlossenen Steuervereinfachungen vorerst gestoppt. Das entsprechende Gesetz fand im Bundesrat am Freitag letzter Woche wieder erwarten keine Mehrheit.

Das vom Bundesrat aufgehaltene Steuervereinfachungsgesetz umfasst Erleichterungen bei der elektronischen Rechnungsstellung (§ 14  UStG-E), die rückwirkend zum 1. Juli 2011 in Kraft treten sollten.

Nun fehlt vorerst das grüne Licht für die geplanten Erleichterungen bei elektronischen Rechnungen. Dabei ging es den Ländern gar nicht um den Bereich e-billing. Sondern die Länder lehnten die geplante Möglichkeit ab, dass Bürger künftig wahlweise nur noch alle zwei Jahre eine Steuererklärung abgeben müssen. Sie befürchten, dass die “Zwei-Jahres-Option” zu deutlich mehr Arbeit für die Finanzämter führt.

Der Bund hatte in einer Protokollerklärung dem Vernehmen nach zugesagt, die Bedenken der Länder aufzugreifen und die Option zunächst zu prüfen. Daher hieß es, die Länder würden mitziehen.

Es kann zwar weiterhin davon ausgegangen werden, dass das Steuervereinfachungsgesetz kommen wird. Ob Unternehmen die darin rückwirkend geltenden Neuerungen jedoch tatsächlich schon ab 01.07.2011 bedenkenlos umsetzen können, ist zumindest fraglich, wenn das zugrundeliegende Gesetz erst im Herbst verkündet wird.

selectDMS wird Sie wie immer über unseren stets aktuellen Newsletter oder auf Twitter auf dem Laufenden halten.

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Am 29.06.2011 und 30.06.2011 fanden die Kunden- und Partnertage von lobodms im Kultur- und Kongresszentrum in Puchheim statt.

lobodms Partnertage 2011

lobodms Kunden und Partnertage ein voller ErfolgEs wurde unruhig im Saal als es plötzlich aus einem Partner herausbrach: „Das will ich haben. Wann kann ich das bekommen?“

Seine Begeisterung galt der soeben vorgestellten lobodms Mobile Devices Applikation die exemplarisch auf einem iPad vorgestellt wurde. Dokumente über Mobile Devices zu recherchieren und dabei, wie in der Oberfläche im Büro zu navigieren war der ultimative Hit.

Selbst bis zum Abendessen in den klösterlichen  Mauern des Zisterzienser Klosters in Fürstenfeldbruck, hatte sich die Aufregung noch nicht gelegt. Viele Ideen und Einsatzgebiete wurden, beflügelt durch das gute bayerische Bier, kreiert.

lobodms Kundentage 2011

„Ein super Team. Super Präsentationen. Tolle neue Features und Applikationen“ so ein Besucher am Ende des Tages. Wie ihm ging es vielen.

Die Schwerpunkte  der Kunden- und Partnertage:

zeigten die Flexibilität und die Mobilität von lobodms. Bei der Menge der dargestellten Möglichkeiten erkannten viele Teilnehmer sofort Einsatzgebiete im eigenen Unternehmen. Viele vertiefende Diskussionen füllten die Pausen zwischen den Vorträgen.

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